Tạo vào 10.05

Người mua nên xác nhận những gì trước khi bắt đầu sản xuất thiết bị trại gà đẻ?

Trước khi bắt đầu sản xuất thiết bị chăn nuôi gia cầm theo tầng thương mại, bên hoặc các bên được chỉ định bởi thỏa thuận quản lý và các thủ tục phê duyệt hiện hành nên phê duyệt một hồ sơ phát hành có kiểm soát. Khi cần có xác nhận của cả hai bên, cả hai bên được ủy quyền nên ký vào đó. Hồ sơ nên xác định các tài liệu đơn hàng quản lý, cấu hình đã được phê duyệt chính xác và các bản sửa đổi bản vẽ, các yếu tố chặn phát hành, các giả định có điều kiện, người phê duyệt được nêu tên và ngày phát hành có hiệu lực. Hồ sơ không nên cố gắng thay thế việc so sánh báo giá, thiết kế kỹ thuật chi tiết, kiểm tra tại nhà máy, phê duyệt vận chuyển hoặc chạy thử tại công trường.

Vì sao ủy quyền sản xuất cần có hồ sơ riêng

Báo giá mô tả phạm vi thương mại và kỹ thuật được đề xuất. Tùy thuộc vào thỏa thuận điều chỉnh, quy trình chấp nhận, thẩm quyền ký kết và luật áp dụng, đơn đặt hàng có thể tạo thành một phần của ủy quyền tiến hành. Bản vẽ thể hiện bố trí kỹ thuật. Nhưng sản xuất không nên phụ thuộc vào việc ai đó kết hợp nhiều phiên bản của các tài liệu đó từ trí nhớ.

Hồ sơ ủy quyền sản xuất giải quyết một vấn đề hẹp hơn: nhà cung cấp được ủy quyền sản xuất theo đúng đường cơ sở nào hôm nay?

Hồ sơ không cần dài. Nó cần được kiểm soát, truy xuất nguồn gốc và được ký bởi những người có thẩm quyền. Nếu một hạng mục đã được phê duyệt thay đổi sau đó, nhóm dự án có thể so sánh thay đổi với đường cơ sở đã phát hành thay vì tái dựng quyết định từ các tin nhắn.

Các dự án vẫn đang xác định công suất, kích thước nhà, thông số khí hậu hoặc phạm vi hệ thống thì chưa đến điểm kiểm tra này. Những thông số đầu vào đó thuộc về lập kế hoạch trang trại gà đẻ công nghiệp trước khi báo giá.

1. Xác định đơn hàng đang được phát hành

Phần đầu tiên phải làm cho đơn hàng không thể nhầm lẫn. Ghi lại tên dự án hoặc đơn hàng, người mua, nhà cung cấp, tham chiếu đơn đặt hàng hoặc hợp đồng và gói thiết bị cụ thể được đề cập trong phát hành.

Nếu đơn hàng có nhiều nhà, giai đoạn hoặc gói thiết bị, hãy nêu rõ liệu ủy quyền có bao gồm tất cả hay chỉ một phần được xác định. Việc giải phóng một phần phải nêu tên phần được giải phóng và giữ phần chưa được giải phóng nằm ngoài chỉ thị sản xuất.

Điều này ngăn thông báo chung chung “vui lòng tiến hành” bị hiểu rộng hơn so với ý định của người mua.

2. Liệt kê các tài liệu quản lý theo phiên bản

Hồ sơ giải phóng nên chỉ đến các tài liệu kiểm soát sản xuất, ví dụ:

hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký;
báo giá hoặc thỏa thuận kỹ thuật đã được phê duyệt;
lịch thiết bị cuối cùng;
bản vẽ bố trí và bản vẽ quan trọng cho sản xuất đã được phê duyệt;
các lệnh thay đổi đã được phê duyệt ban hành trước khi giải phóng.

Đối với mỗi tài liệu, ghi lại số hiệu hoặc tiêu đề, ngày ban hành, phiên bản và trạng thái phê duyệt. Khi hai tài liệu xung đột, giải quyết xung đột bằng văn bản trước khi phát hành.

Mục đích không phải là sao chép mọi thông số kỹ thuật vào một biểu mẫu mới. Mục đích là làm cho phiên bản áp dụng có thể nhận diện được. Các câu hỏi chi tiết về những gì nên được bao gồm hoặc loại trừ khỏi gói thiết bị thuộc về hướng dẫn về yếu tố chi phí và phạm vi trang trại gà đẻ tự động.

3. Xác nhận cấu hình đã phát hành mà không mở lại báo giá

Hồ sơ sản xuất phải xác định lịch trình thiết bị cuối cùng và danh sách tùy chọn đã vượt qua đánh giá thương mại và kỹ thuật. Nó phải nêu rõ gói nào được phát hành và liệu có tùy chọn nào vẫn bị loại trừ, do người mua cung cấp hoặc đang chờ xử lý hay không.

Đây là bước xác nhận, không phải là một lần báo giá thứ hai. Nếu cấu hình, số lượng hoặc trách nhiệm vẫn đang được thương lượng, hạng mục bị ảnh hưởng nên vẫn chưa được phát hành.

Một dòng cấu hình hữu ích bao gồm:

tên hệ thống hoặc gói;
mô hình đã thống nhất hoặc tham chiếu kỹ thuật nếu có;
số lượng đã phát hành hoặc phân bổ theo nhà;
bản sửa đổi danh mục thiết bị có hiệu lực;
trạng thái phát hành.

Không nên dựa vào một cụm từ chung chung như “thiết bị chăn nuôi gia cầm tự động” khi lịch trình đã được phê duyệt có nhiều hệ thống hoặc tùy chọn.

4. Ghi lại trạng thái bản vẽ mà không trùng lặp với việc xem xét bản vẽ

Bài viết này không quyết định dự án cụ thể cần những bản vẽ kỹ thuật nào. Điều đó thuộc về quy trình xem xét kỹ thuật và phê duyệt bản vẽ của dự án.

Hồ sơ ủy quyền sản xuất chỉ nên trả lời bốn câu hỏi quản trị:

1. Bản vẽ hoặc bộ bản vẽ nào điều chỉnh công việc đã phát hành?

2. Bản sửa đổi hiện tại là gì?

3. Ai đã phê duyệt và khi nào?

4. Có bất kỳ bình luận nào về bản vẽ quan trọng đối với sản xuất vẫn còn mở không?

Nếu một bản vẽ được “phê duyệt kèm bình luận”, hồ sơ nên nêu rõ liệu những bình luận đó có chặn sản xuất, cho phép phát hành có điều kiện giới hạn hay có thể được đóng lại sau này mà không thay đổi công việc đã phát hành hay không.

Cách xử lý hẹp này bảo toàn một không gian quyết định riêng cho việc phê duyệt bản vẽ chi tiết và ngăn một bản vẽ sớm hoặc đã bị thay thế bị sử dụng nhầm.

5. Phân loại mọi mục chưa được giải quyết

Không phải mọi mục còn mở đều có cùng tác động. Hãy phân loại các mục chưa được giải quyết theo ảnh hưởng của chúng đối với công việc đang được ủy quyền.

Vật cản phát hành: không được bắt đầu sản xuất đối với mục bị ảnh hưởng.
Phát hành có điều kiện: chỉ phần đã được ghi bằng văn bản mới được tiến hành theo một giả định, giới hạn và điều kiện dừng đã nêu.
Hành động sau phát hành: mục này không thay đổi công việc đã phát hành nhưng vẫn có người phụ trách và ngày đến hạn.

Mỗi mục mở cần nêu rõ:

quyết định hoặc bằng chứng còn thiếu;
công việc có thể bị ảnh hưởng;
người chịu trách nhiệm;
ngày đến hạn;
hậu quả nếu câu trả lời cuối cùng khác với giả định phát hành.

Một giả định chưa được ghi nhận không phải là một hạng mục đã đóng. Các khoảng trống về an toàn, quy định, kích thước then chốt, giao diện quan trọng và thẩm quyền hợp đồng không nên được coi là có thể phát hành có điều kiện. Đối với các khoảng trống khác, việc phát hành có điều kiện phải được giới hạn bằng văn bản bởi những người đánh giá được ủy quyền và bao gồm các giả định, công việc được phép và điều kiện dừng của nó. Nếu một chi tiết còn thiếu về tiện ích, tòa nhà hoặc công việc tại địa phương có thể làm thay đổi giao diện thiết bị, thì gói bị ảnh hưởng nên tiếp tục bị chặn hoặc có điều kiện cho đến khi giao diện được xác nhận. Đầu vào cơ sở có thể được kiểm tra thông quahướng dẫn thông tin điện và nước, nhưng hồ sơ phát hành này chỉ mang trạng thái phê duyệt và tham chiếu của nó.

6. Đưa ra quyết định ủy quyền một cách rõ ràng

Phần cuối cùng phải chứa một quyết định không mơ hồ:

phát hành để sản xuất;
phát hành có điều kiện cho phần đã nêu;
giữ lại chờ các trở ngại được liệt kê.

Ghi lại ngày hiệu lực, phạm vi phát hành và người phê duyệt hoặc những người phê duyệt được chỉ định bởi thỏa thuận quản lý và các thủ tục phê duyệt hiện hành. Khi cần cả hai bên xác nhận, hãy ghi lại cả hai người ký được ủy quyền. Nếu quy định của công ty yêu cầu phê duyệt bổ sung về kỹ thuật, thương mại hoặc chất lượng, hãy liệt kê các phê duyệt đó thay vì giả định rằng một chữ ký bao quát mọi chức năng.

Việc ủy quyền cũng nên xác định cách kiểm soát các thay đổi sau này. Một thay đổi sau này có thể ảnh hưởng đến tính tương thích, giá cả hoặc tiến độ, vì vậy cần được xem xét và chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.

Bảng ủy quyền sản xuất gọn nhẹ

Trường phát hành	Tham chiếu bằng chứng	Quyết định / chủ sở hữu
Nhận dạng đơn hàng	Tham chiếu hợp đồng hoặc PO	Đã xác nhận / đang mở
Gói đã phát hành	Lịch thiết bị cuối cùng và bản sửa đổi	Đã phát hành / một phần / tạm giữ
Bản vẽ quản lý	Số bản vẽ và bản sửa đổi	Đã phê duyệt / có điều kiện / đang mở
Các thay đổi đã được phê duyệt	Tham chiếu lệnh thay đổi	Bao gồm / loại trừ / đang mở
Các yếu tố chặn phát hành	Sổ đăng ký hạng mục đang mở	Chủ sở hữu và ngày đến hạn
Các giả định có điều kiện	Giới hạn bằng văn bản và hậu quả	Người phê duyệt và ngày hết hạn
Ủy quyền	Quyết định phát hành đã ký	Ngày hiệu lực
Kiểm soát thay đổi	Lộ trình thay đổi bằng văn bản đã thống nhất	Các bên chịu trách nhiệm

Mỗi dòng “đã xác nhận” hoặc “đã phê duyệt” phải trỏ đến một tài liệu hiện hành. Mỗi dòng còn bỏ ngỏ phải có người phụ trách và hiệu lực quyết định.

Những gì bản phát hành này không ủy quyền

Ủy quyền sản xuất là một điểm kiểm soát trong một quy trình dự án lớn hơn. Nó không phải là:

phê duyệt một mục phạm vi chưa được liệt kê;
nghiệm thu thành phẩm;
cho phép vận chuyển;
xác nhận rằng địa điểm đã sẵn sàng;
nghiệm thu lắp đặt hoặc chạy thử;
một sự thay thế cho việc xem xét hợp đồng, kỹ thuật hoặc quy định.

Quy trình bàn giao dự án trang trại nhiều tầng rộng hơn đặt hoạt động sản xuất trong trình tự tổng thể. Việc sẵn sàng và nghiệm thu sau đó cần được xử lý thông qua hồ sơ riêng của chúng, bao gồm danh sách kiểm tra chạy thử trước khi lắp đặt khi có liên quan.

Câu hỏi thường gặp

Có thể bắt đầu sản xuất khi một số hạng mục vẫn đang mở không?

Chỉ khi các hạng mục đang mở không ảnh hưởng đến công việc đã được phát hành, hoặc khi người đánh giá được ủy quyền ban hành văn bản phát hành giới hạn nêu rõ công việc được phép, các giả định, hậu quả và điều kiện dừng. Các khoảng trống về an toàn, quy định, kích thước chính, giao diện quan trọng và thẩm quyền hợp đồng vẫn là các yếu tố chặn.

Báo giá đã được phê duyệt có đủ để bắt đầu sản xuất không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Báo giá có thể không xác định được tham chiếu đơn đặt hàng cuối cùng, bản sửa đổi bản vẽ, các thay đổi đã được phê duyệt hoặc các vướng mắc còn lại. Hồ sơ phát hành kết nối các tài liệu đó với một đường cơ sở sản xuất hiệu lực.

Biểu mẫu phát hành có nên lặp lại tất cả các thông số kỹ thuật không?

Không. Nó nên tham chiếu đến thông số kỹ thuật đã được phê duyệt và các bản sửa đổi bản vẽ. Việc lặp lại nội dung kỹ thuật trong một tài liệu không được kiểm soát thứ hai có thể tạo ra một xung đột phiên bản khác.

Điều gì xảy ra nếu người mua thay đổi bản vẽ sau khi phát hành?

Gửi thay đổi dưới dạng một bản sửa đổi được kiểm soát. Công việc bị ảnh hưởng không nên thay đổi cho đến khi tác động kỹ thuật và thương mại đã được xem xét và chấp nhận bằng văn bản.

Ai nên ký ủy quyền sản xuất?

Các bên được ủy quyền phụ thuộc vào hợp đồng và hệ thống phê duyệt của mỗi công ty. Tối thiểu, hồ sơ nên thể hiện ai đã phê duyệt đường cơ sở kỹ thuật và ai có thẩm quyền phát hành đơn hàng thương mại.

Phát hành đường cơ sở, không phải sự không chắc chắn

Việc ủy quyền sản xuất mạnh mẽ không hứa hẹn rằng sẽ không có vấn đề nào xảy ra sau đó. Nó giúp các bên dự án được ủy quyền xác định những gì đã được phê duyệt, phiên bản nào được áp dụng, những mục nào còn bỏ ngỏ và cách xử lý các thay đổi sau này.

Nếu một lớp thương mại hoặc đơn hàng trại gà hậu bị đang tiến gần điểm kiểm soát này, hãy bắt đầu một cuộc thảo luận riêng cho dự án kèm bản tóm tắt không bảo mật về giai đoạn đặt hàng, gói phát hành, trạng thái tài liệu và các câu hỏi chưa được giải quyết. Tài liệu hợp đồng, bản vẽ, giá cả và các tệp nhạy cảm về thương mại khác chỉ nên được chuyển qua kênh an toàn được các bên được ủy quyền chấp nhận. Những đầu vào này có thể được sắp xếp thành các câu hỏi vẫn cần xác nhận bằng văn bản. Phạm vi kỹ thuật, trách nhiệm, tiến độ, giá cả và tuân thủ vẫn phải được xem xét và thống nhất bằng văn bản theo từng dự án cụ thể.

Bài viết này cung cấp thông tin chung về lập kế hoạch dự án. Các quyết định cuối cùng về kỹ thuật, thương mại, quy định và vận hành vẫn phải được xem xét theo từng dự án cụ thể và theo thỏa thuận bằng văn bản có hiệu lực.

Tin tức liên quan